Dijital Satın Alma Siparişleri: Talepten Mal Kabulüne

Satın Alma Siparişi Yaşam Döngüsü

Facturino'daki her satın alma siparişi net olarak tanımlanmış adımlardan geçer. Bu yapılandırılmış süreç, talep anından nihai ödemeye kadar şeffaflık, kontrol ve eksiksiz bir denetim izi sağlar.

1. 1

   Taslak (Draft)

   Tedarikçi, kalemler, miktarlar ve fiyatlar ekleyerek yeni bir satın alma siparişi oluşturun. Sayfadan ayrılmadan doğrudan formdan yeni tedarikçi veya kalem ekleyin. Taslak, onaya göndermeden önce istediğiniz kadar düzenlenebilir ve güncellenebilir.

2. 2

   Onay Bekliyor

   Sipariş incelemeye gönderildi. Sorumlu kişi (yönetici, işletme sahibi veya finans departmanı) siparişi inceler, kalemleri ve toplam tutarı kontrol eder ve onaylayıp onaylamamaya veya düzeltmeye iade etmeye karar verir.

3. 3

   Onaylandı

   Sipariş onaylandı ve tedarikçiye gönderilmeye hazır. Bu noktada sistem kilit alanları kilitler — belge bütünlüğünü sağlamak için kalemler, miktarlar ve fiyatlar değiştirilemez hale gelir.

4. 4

   Tedarikçiye Gönderildi

   Sipariş, Facturino'dan doğrudan tedarikçiye e-posta ile gönderilir. Sistem e-posta durumunu takip eder: başarıyla gönderilip gönderilmediği, hata olup olmadığı veya tedarikçinin kayıtlı e-postası olup olmadığı. Böylece tedarikçinin siparişi alıp almadığını her zaman bilirsiniz.

5. 5

   Mal Kabul Edildi

   Mallar geldiğinde, kabulü kalem kalem kaydedin. Facturino alınan miktarı otomatik olarak sipariş edilen miktarla sınırlar — sipariş ettiğinizden fazlasını alamazsınız, bu da hataları ve envanter fazlalığını önler.

6. 6

   Fatura Oluşturuldu

   Mal kabulünden sonra, tek tıklamayla doğrudan siparişten gelen fatura oluşturun. Tüm kalemler, miktarlar ve fiyatlar otomatik olarak aktarılır — manuel giriş yok ve hata riski yok.

Temel Özellikler

Facturino, satın alma siparişlerini verimli, kontrollü ve tamamen dijital hale getiren güçlü tedarik yönetimi özellikleri sunar.

• Satır içi tedarikçi oluşturma — Yeni tedarikçi? Satın alma sipariş formundan ayrılmadan ekleyin. Ad, vergi numarası ve iletişim bilgilerini girin ve siparişe devam edin.
• Satır içi kalem oluşturma — Veritabanında olmayan yeni kalem? Sipariş satırından tek tıklamayla ekleyin. İş akışı kesintisi yok.
• E-posta durumu takibi — Gönderilen her sipariş için sistem kaydeder: e-postanın başarıyla iletilip iletilmediği (sent), gönderim hatası olup olmadığı (failed) veya tedarikçinin dosyada e-postası olup olmadığı (no_email).
• Fazla kabul koruması — Sistem alınan miktarı otomatik olarak sipariş edilen maksimum miktarla sınırlar. 100 birim sipariş ettiyseniz, 105 alamazsınız — hatalara ve kötüye kullanıma karşı koruma.
• Otomatik fatura oluşturma — Alınan siparişten, tüm veriler otomatik olarak aktarılarak tek tıklamayla gelen fatura oluşturun.
• Çoklu para birimi desteği — EUR, USD veya herhangi bir para biriminde uluslararası tedarikçilerden sipariş verin. Sistem tutarları otomatik olarak dönüştürür.

Satın Alma Siparişleri Neden Önemli

Dijital satın alma siparişleri sadece bir kolaylık değildir — şeffaf ve verimli çalışmak isteyen her işletme için bir iş gereksinimidir.

• Yasal koruma — Her sipariş, siz ve tedarikçi arasında belgelenmiş bir anlaşma olarak hizmet eder. Anlaşmazlık durumunda, eksiksiz bir iz var: kim sipariş verdi, ne zaman, ne kadar ve hangi fiyattan.
• Bütçe kontrolü — Göndermeden önce onay, yetkisiz satın almaları önler. Yönetim, tedarike harcanan her kuruşu görebilir.
• Envanter doğruluğu — Kalem kalem kabul takibi, deponun gerçekliği doğru şekilde yansıtmasını sağlar. Artık "hayalet" envanter yok.
• Denetim izi — Her durum değişikliği, her onay ve her gönderim tarih, saat ve kullanıcı ile kaydedilir. Her an denetime hazır.

Örnek: Ofis Malzemeleri Satın Alma Siparişi

Tüm sürecin pratikte nasıl göründüğünü adım adım görelim.

1. 1

   Siparişi oluşturun

   Tedarik modülünü açın ve "Yeni Sipariş"e tıklayın. "Pishuvalka DOOEL" tedarikçisini seçin — veya henüz eklenmemişse doğrudan oluşturun. 3 kalem ekleyin: 10 kutu A4 kağıt (her biri 350 MKD), 5 yazıcı toneri (her biri 1.200 MKD), 20 tükenmez kalem (her biri 50 MKD). Toplam: 10.500 MKD.

2. 2

   Onaya gönderin

   Siparişi kaydedin ve "Onaya Gönder"e tıklayın. Sipariş "Onay Bekliyor" durumunu alır ve yönetici bildirim alır.

3. 3

   Siparişi onaylayın

   Yönetici siparişi inceler, kalemleri ve tutarları onaylar ve "Onayla"ya tıklar. Sipariş "Onaylandı" durumunu alır.

4. 4

   E-posta ile gönderin

   "Tedarikçiye Gönder"e tıklayın — sipariş Pishuvalka DOOEL'e e-posta ile gönderilir. Sistem durumu kaydeder: "E-posta başarıyla gönderildi".

5. 5

   Malları teslim alın

   Mallar geldiğinde, siparişi açın ve "Mal Kabul"e tıklayın. Teslim alınan miktarları girin — sistem sipariş edilenden fazlasının girilmesine izin vermez (ör. maksimum 10 kutu kağıt, 12 değil).

6. 6

   Fatura oluşturun

   Kabulden sonra "Fatura Oluştur"a tıklayın — tüm veriler otomatik olarak aktarılır. Fatura, kayıt ve ödeme için hazırdır. Tüm süreç, tek bir manuel girilen rakam olmadan tamamlanır.

Dijital Tedarik ile Başlayın

Facturino, tedarik kaosunu yapılandırılmış, kontrollü bir sürece dönüştürür. Defter yok, kayıp Viber mesajları yok, mükerrer siparişler yok. Bugün kaydolun ve satın almaları dijital olarak yönetmeye başlayın — ayda 3 siparişe kadar ücretsiz.