Porositë dixhitale te blerjes: nga kërkesa deri te pranimi i mallit

Cikli jetësor i porosisë

Çdo porosi blerje në Facturino kalon nëpër hapa të përcaktuara qartë. Ky proces i strukturuar siguron transparencë, kontroll dhe gjurmë të plotë auditimi — nga momenti i kërkesës deri te pagesa finale.

1. 1

   Draft

   Krijoni një porosi të re blerje duke shtuar furnizuesin, artikujt, sasitë dhe çmimet. Shtoni një furnizues ose artikull të ri drejtpërdrejt nga formulari pa lënë faqen. Drafti mund të redaktohet dhe përditësohet sa të dëshironi para se ta dorëzoni për miratim.

2. 2

   Në pritje të miratimit

   Porosia është dorëzuar për rishikim. Personi përgjegjës (menaxheri, pronari ose departamenti i financave) rishikon porosinë, kontrollon artikujt dhe shumën totale dhe vendos nëse ta miratojë ose ta kthejë për korrigjim.

3. 3

   Miratuar

   Porosia është miratuar dhe gati për t'u dërguar te furnizuesi. Në këtë pikë, sistemi kyç fushat kyçe — artikujt, sasitë dhe çmimet bëhen të pandryshueshme për të siguruar integritetin e dokumentit.

4. 4

   Dërguar te furnizuesi

   Porosia dërgohet me email drejtpërdrejt te furnizuesi nga Facturino. Sistemi gjurmon statusin e emailit: nëse u dërgua me sukses, nëse pati gabim, ose nëse furnizuesi nuk ka email të regjistruar. Kështu gjithmonë dini nëse furnizuesi e mori porosinë.

5. 5

   Malli i pranuar

   Kur malli mbërrin, regjistroni pranimin artikull pas artikulli. Facturino automatikisht e kufizon sasinë e pranuar në sasinë e porositur — nuk mund të pranoni më shumë sesa keni porositur, duke parandaluar gabime dhe tepricë inventari.

6. 6

   Fatura e krijuar

   Pas pranimit të mallit, krijoni një faturë hyrëse drejtpërdrejt nga porosia me një klik. Të gjithë artikujt, sasitë dhe çmimet transferohen automatikisht — pa futje manuale dhe pa rrezik gabimesh.

Veçoritë kyçe

Facturino ofron veçori të fuqishme të menaxhimit të blerjeve që i bëjnë porositë efikase, të kontrolluara dhe plotësisht dixhitale.

• Krijim i furnizuesit inline — Furnizues i ri? Shtojeni pa lënë formularin e porosisë. Futni emrin, numrin tatimor dhe detajet e kontaktit dhe vazhdoni me porosinë.
• Krijim i artikullit inline — Artikull i ri që nuk është në databazë? Shtojeni me një klik drejtpërdrejt nga linja e porosisë. Pa ndërprerje të rrjedhës së punës.
• Gjurmim i statusit të emailit — Për çdo porosi të dërguar, sistemi regjistron: nëse emaili u dorëzua me sukses (sent), nëse pati gabim dërgimi (failed), ose nëse furnizuesi nuk ka email në dosje (no_email).
• Mbrojtje nga pranimi i tepërt — Sistemi automatikisht e kufizon sasinë e pranuar në maksimumin e porositur. Nëse porositët 100 njësi, nuk mund të pranoni 105 — mbrojtje nga gabimet dhe abuzimet.
• Krijim automatik i faturës — Nga një porosi e pranuar, gjeneroni një faturë hyrëse me një klik me të gjitha të dhënat e transferuara automatikisht.
• Mbështetje shumëvalutore — Porositni nga furnizues ndërkombëtarë në EUR, USD ose çdo valutë. Sistemi automatikisht i konverton shumat.

Pse janë të rëndësishme porositë e blerjes

Porositë dixhitale të blerjes nuk janë thjesht komoditet — ato janë nevojë biznesi për çdo kompani që dëshiron të punojë me transparencë dhe efikasitet.

• Mbrojtje ligjore — Çdo porosi shërben si marrëveshje e dokumentuar midis jush dhe furnizuesit. Në rast mosmarrëveshjeje, keni gjurmë të plotë: kush porositi, kur, sa dhe me çfarë çmimi.
• Kontroll buxheti — Miratimi para dërgimit parandalon blerje të paautorizuara. Menaxhmenti ka vizibilitet mbi çdo denar të shpenzuar në blerje.
• Saktësi inventari — Gjurmimi i pranimit artikull pas artikulli siguron që magazina reflekton saktësisht realitetin. Jo më inventar "fantazmë".
• Gjurmë auditimi — Çdo ndryshim statusi, çdo miratim dhe çdo dërgesë regjistrohet me datë, kohë dhe përdorues. Gati për inspektim në çdo moment.

Shembull: Porosi për materiale zyre

Le të shohim si duket i gjithë procesi në praktikë, hap pas hapi.

1. 1

   Krijoni porosinë

   Hapni modulin e blerjeve dhe klikoni "Porosi e Re". Zgjidhni furnizuesin "Pishuvalka DOOEL" — ose krijojeni drejtpërdrejt nëse nuk është shtuar ende. Shtoni 3 artikuj: 10 kuti letër A4 (350 MKD secila), 5 tonera printeri (1.200 MKD secili), 20 stilolapsa (50 MKD secili). Totali: 10.500 MKD.

2. 2

   Dorëzoni për miratim

   Ruani porosinë dhe klikoni "Dorëzo për Miratim". Porosia merr statusin "Në pritje të miratimit" dhe menaxheri merr njoftim.

3. 3

   Miratoni porosinë

   Menaxheri rishikon porosinë, konfirmon artikujt dhe shumat dhe klikon "Mirato". Porosia merr statusin "Miratuar".

4. 4

   Dërgoni me email

   Klikoni "Dërgo te Furnizuesi" — porosia dërgohet me email te Pishuvalka DOOEL. Sistemi regjistron statusin: "Emaili u dërgua me sukses".

5. 5

   Pranoni mallin

   Kur malli mbërrin, hapni porosinë dhe klikoni "Prano Mallin". Futni sasitë e pranuara — sistemi nuk lejon futjen e më shumë sesa është porositur (p.sh., maksimum 10 kuti letër, jo 12).

6. 6

   Krijoni faturën

   Pas pranimit, klikoni "Krijo Faturë" — të gjitha të dhënat transferohen automatikisht. Fatura është gati për regjistrim dhe pagesë. I gjithë procesi përfundon pa asnjë numër të futur manualisht.

Filloni me blerje dixhitale

Facturino e transformon kaosin e blerjeve në një proces të strukturuar dhe të kontrolluar. Pa fletore, pa mesazhe Viber të humbura, pa porosi të dyfishta. Regjistrohuni sot dhe filloni të menaxhoni blerjet dixhitalisht — falas për deri 3 porosi në muaj.