Дигитални нарачки за набавка: од барање до прием на стока

Животен циклус на нарачка

Секоја нарачка за набавка во Facturino поминува низ јасно дефинирани чекори. Овој структуриран процес обезбедува транспарентност, контрола и целосна ревизорска трага — од моментот на барањето до финалното плаќање.

1. 1

   Нацрт (Draft)

   Креирајте нова нарачка за набавка со додавање на добавувач, артикли, количини и цени. Додајте нов добавувач или артикал директно од формуларот без да ја напуштате страницата. Нацртот може да се уредува и дополнува колку што сакате пред да се поднесе на одобрување.

2. 2

   Чека одобрување (Pending Approval)

   Нарачката е поднесена за ревизија. Одговорното лице (менаџер, сопственик или финансиска служба) ја прегледува нарачката, ги проверува артиклите и вкупниот износ и одлучува дали да ја одобри или врати на корекција.

3. 3

   Одобрена (Approved)

   Нарачката е одобрена и подготвена за испраќање до добавувачот. Во овој момент, системот ги заклучува клучните полиња — артиклите, количините и цените стануваат неменливи за да се обезбеди интегритет на документот.

4. 4

   Испратена до добавувач (Sent)

   Нарачката се испраќа по е-пошта директно до добавувачот од Facturino. Системот го следи статусот на е-поштата: дали е успешно испратена, дали има грешка или добавувачот нема регистрирана е-пошта. Така секогаш знаете дали добавувачот ја примил нарачката.

5. 5

   Стока примена (Goods Received)

   Кога стоката ќе пристигне, евидентирајте го приемот артикал по артикал. Facturino автоматски го ограничува примањето на нарачаната количина — не може да примите повеќе отколку што сте нарачале, со што се спречуваат грешки и вишоци во магацинот.

6. 6

   Фактура креирана (Bill Created)

   По приемот на стоката, со еден клик креирајте влезна фактура (bill) директно од нарачката. Сите артикли, количини и цени автоматски се пренесуваат — без рачно внесување и без ризик од грешки.

Клучни функции

Facturino нуди моќни функции за управување со набавки кои ги прават нарачките ефикасни, контролирани и целосно дигитални.

• Креирање добавувач директно од нарачката — Нов добавувач? Додајте го без да ја напуштате формата за нарачка. Внесете назив, ЕДБ и контакт податоци и продолжете со нарачката.
• Креирање артикал на лице место — Нов артикал кој не е во базата? Додајте го со еден клик директно од линијата на нарачката. Без прекин на работниот тек.
• Следење на статус на е-пошта — За секоја испратена нарачка, системот евидентира: дали е-поштата е успешно доставена (sent), дали има грешка при испраќање (failed) или добавувачот нема внесено е-пошта (no_email).
• Заштита од прекумерен прием — Системот автоматски ја ограничува примената количина на максимално нарачаната. Ако нарачавте 100 единици, не може да примите 105 — заштита од грешки и злоупотреби.
• Автоматско креирање фактура — Од примената нарачка, со еден клик генерирајте влезна фактура со сите податоци пренесени автоматски.
• Повеќевалутна поддршка — Нарачувајте од меѓународни добавувачи во EUR, USD или било која валута. Системот автоматски ги конвертира износите.

Зошто се важни нарачките за набавка

Дигиталните нарачки за набавка не се само удобност — тие се деловна потреба за секој бизнис кој сака да работи транспарентно и ефикасно.

• Правна заштита — Секоја нарачка претставува документиран договор меѓу вас и добавувачот. Во случај на спор, имате целосна трага: кој нарачал, кога, колку и по која цена.
• Контрола на буџет — Одобрувањето пред испраќање спречува неавторизирани набавки. Менаџментот има увид во секој денар потрошен на набавки.
• Точност на залихи — Евиденцијата на прием артикал по артикал обезбедува дека магацинот точно ја рефлектира реалноста. Нема повеќе "фантомски" залихи.
• Ревизорска трага — Секоја промена на статус, секое одобрување и секое испраќање е евидентирано со датум, време и корисник. Подготвени за инспекција во секој момент.

Пример: Нарачка за канцелариски материјал

Да видиме како изгледа целиот процес на практика, чекор по чекор.

1. 1

   Креирајте нарачка

   Отворете го модулот за набавки и кликнете "Нова нарачка". Изберете го добавувачот "Пишувалка ДООЕЛ" — или креирајте го директно ако не е внесен. Додајте 3 артикли: 10 кутии хартија А4 (по 350 МКД), 5 тонери за печатач (по 1.200 МКД), 20 хемиски пенкала (по 50 МКД). Вкупно: 10.500 МКД.

2. 2

   Поднесете на одобрување

   Зачувајте ја нарачката и кликнете "Поднеси на одобрување". Нарачката добива статус "Чека одобрување" и менаџерот добива известување.

3. 3

   Одобрете ја нарачката

   Менаџерот ја прегледува нарачката, ги потврдува артиклите и износот и кликнува "Одобри". Нарачката добива статус "Одобрена".

4. 4

   Испратете по е-пошта

   Кликнете "Испрати до добавувач" — нарачката се праќа по е-пошта до Пишувалка ДООЕЛ. Системот го евидентира статусот: "Е-пошта испратена успешно".

5. 5

   Примете ја стоката

   Кога стоката ќе пристигне, отворете ја нарачката и кликнете "Прими стока". Внесете ги примените количини — системот не дозволува да внесете повеќе од нарачаното (на пр., максимум 10 кутии хартија, не 12).

6. 6

   Креирајте фактура

   По приемот, кликнете "Креирај фактура" — сите податоци автоматски се пренесуваат. Фактурата е подготвена за книжење и плаќање. Целиот процес е завршен без ниту еден рачно внесен број.

Започнете со дигитални набавки

Facturino го трансформира хаосот на набавки во структуриран, контролиран процес. Без тетратки, без изгубени Viber пораки, без дуплирани нарачки. Регистрирајте се денес и започнете да управувате со набавките дигитално — бесплатно за до 3 нарачки месечно.